Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.
1. Titolare del trattamento e contatti
Gigli Cars Firenze S.r.l.Via San Quirico 264, 50013 Campi Bisenzio (FI), Italia
Codice fiscale e Partita IVA: IT07268630485
E-mail: direzione@giglicars.com
PEC: giglicars@pec.it
Per domande sul trattamento dei dati o per esercitare i diritti indicati più avanti è possibile utilizzare i recapiti sopra riportati. Il Titolare non ha indicato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO).
2. A chi e a quali attività si applica
L’informativa si applica alle persone che:
- visitano il sito, creano un account o utilizzano i relativi moduli;
- richiedono informazioni, appuntamenti, prove su strada, video-consulenze o preventivi;
- propongono un veicolo in permuta o in vendita;
- avviano o concludono l’acquisto, la vendita, l’immatricolazione, la consegna, il finanziamento, il leasing, l’assicurazione, la garanzia o altri servizi collegati a un veicolo;
- contattano Gigli Cars tramite telefono, e-mail, WhatsApp, social network o portali automobilistici;
- operano come referenti, dipendenti o rappresentanti di clienti, fornitori e partner commerciali.
Questa pagina non disciplina i siti e i servizi di terzi raggiungibili tramite collegamenti esterni, che operano secondo le proprie informative.
3. Dati personali trattati
A seconda del rapporto e del servizio richiesto possiamo trattare:
- dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo, telefono, e-mail, documento di identità, patente e firma;
- dati relativi all’azienda o all’attività professionale, quali ragione sociale, partita IVA, sede, ruolo, poteri di rappresentanza e recapiti professionali;
- dati relativi al veicolo e alla mobilità, quali targa, telaio, caratteristiche, chilometraggio, stato d’uso, fotografie, video, documenti di circolazione, proprietà, provenienza, manutenzione, sinistri, garanzie e informazioni necessarie alla valutazione, immatricolazione, consegna o assistenza;
- dati economici, fiscali e di pagamento, quali IBAN, intestazione del conto, fatture, corrispettivi, caparre, modalità di pagamento e informazioni necessarie alla valutazione di una richiesta di finanziamento o leasing;
- comunicazioni e richieste, compresi contenuti e allegati inviati tramite moduli, e-mail, telefono, WhatsApp, social network o portali di annunci;
- dati tecnici di navigazione, quali indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, identificativi del dispositivo e del browser, log tecnici e dati relativi alle preferenze sui cookie;
- dati appartenenti a categorie particolari, limitatamente ai casi in cui siano indispensabili per agevolazioni fiscali o altri servizi richiesti, ad esempio documentazione relativa alla disabilità prevista dalla normativa applicabile;
- immagini e riprese raccolte, quando necessario, per documentare lo stato del veicolo, tutelare il patrimonio e gestire contestazioni; eventuali immagini della persona per finalità promozionali sono trattate soltanto sulla base di una distinta autorizzazione.
Non chiediamo di inserire nei moduli liberi dati particolari o giudiziari non necessari. Ti invitiamo a oscurare dai documenti le informazioni non pertinenti.
4. Origine dei dati
I dati sono normalmente forniti direttamente dall’interessato. Possono inoltre provenire, nei limiti necessari, da:
- familiari, delegati, rappresentanti o soggetti che agiscono per conto dell’interessato;
- portali automobilistici, social network e altri canali sui quali l’interessato ha inviato una richiesta;
- banche, società finanziarie, società di leasing, assicurazioni, garanti e fornitori di servizi collegati;
- case automobilistiche, importatori, precedenti proprietari, officine, società di noleggio o depositanti;
- Pubblico Registro Automobilistico, Motorizzazione Civile, altre amministrazioni e registri o fonti legittimamente accessibili.
Quando i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato, questa informativa è resa nei termini previsti dall’articolo 14 GDPR, salvo le eccezioni di legge.
5. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
| Finalità | Base giuridica | Conservazione indicativa |
|---|---|---|
| Navigazione e sicurezza del sito Fornire le pagine e le funzioni richieste, prevenire abusi, frodi e attacchi, effettuare diagnosi tecniche e conservare i log di sicurezza. |
Esecuzione del servizio richiesto e legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei sistemi (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR). | Per il tempo necessario alla sessione e, per i log, di regola fino a 6 mesi; più a lungo in caso di incidente, indagine o necessità di tutela. |
| Account e servizi riservati Registrazione, autenticazione, gestione del profilo e delle funzioni richieste. |
Esecuzione di misure precontrattuali o del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR). | Fino alla cancellazione dell’account o, in assenza di rapporti in corso, dopo un periodo di inattività non superiore a 24 mesi, fatti salvi obblighi di legge e contenziosi. |
| Richieste commerciali e preventivi Rispondere a contatti, fissare appuntamenti o prove, inviare informazioni, valutare disponibilità e predisporre offerte. |
Misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6.1.b GDPR). | Per la gestione della richiesta e, se non segue un contratto, di regola fino a 12 mesi dall’ultimo contatto utile, salvo contestazioni o richieste successive. |
| Permuta, acquisto o vendita del veicolo Identificazione, valutazione, verifica di titolarità e provenienza, prenotazione, contratto, pagamento, fatturazione, immatricolazione o passaggio, consegna, garanzia, assistenza e gestione dei reclami. |
Misure precontrattuali e contratto; obblighi legali in materia civile, fiscale, contabile, automobilistica, antiriciclaggio e di pubblica sicurezza, quando applicabili (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR). | Per la durata del rapporto; documentazione amministrativa e contabile di regola per 10 anni. I dati possono essere conservati più a lungo nei limiti dei termini di prescrizione o per contenziosi, garanzie e obblighi dell’autorità. |
| Finanziamento, leasing, assicurazioni e servizi accessori Raccogliere e trasmettere la richiesta al partner scelto, assistere nella pratica e gestire il servizio collegato. |
Misure precontrattuali richieste dall’interessato e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR). L’istituto finanziario, la società di leasing o l’assicuratore fornisce una propria informativa per i trattamenti svolti quale autonomo titolare. | Per il tempo necessario alla pratica e al rapporto; successivamente secondo gli obblighi di legge e i termini di tutela. Per le richieste non accolte, di regola non oltre 12 mesi, salvo obblighi o contestazioni. I tempi dei sistemi di informazione creditizia sono indicati nell’informativa del relativo partecipante. |
| Agevolazioni fiscali e dati relativi alla disabilità Verificare e gestire, su richiesta, i requisiti per l’applicazione delle agevolazioni previste dalla legge. |
Contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR); per i dati relativi alla salute, motivi di interesse pubblico rilevante previsti dal diritto nazionale (art. 9.2.g GDPR e normativa applicabile). Se necessario, sarà richiesto un consenso esplicito separato. | Solo per il tempo necessario alla pratica e, per la documentazione fiscale e contrattuale, di regola per 10 anni o per il diverso termine previsto dalla legge. |
| Documentazione e tutela del veicolo e dei diritti Fotografie e video sullo stato del mezzo, check-in/check-out, gestione danni, sanzioni, recupero del veicolo, prevenzione frodi, recupero crediti e difesa di diritti. |
Contratto, obblighi di legge e legittimo interesse del Titolare o di terzi alla tutela del patrimonio e dei diritti (art. 6.1.b, 6.1.c e 6.1.f GDPR). | Per il tempo necessario alla finalità e alla gestione di contestazioni; più a lungo se necessario per obblighi di legge o tutela giudiziaria. |
| Adempimenti, controlli e richieste delle autorità Obblighi fiscali, contabili, amministrativi e automobilistici; prevenzione e accertamento di illeciti; riscontro alle autorità. |
Obbligo legale e, quando applicabile, esecuzione di un compito di interesse pubblico (art. 6.1.c e 6.1.e GDPR). | Per i termini previsti dalla normativa applicabile e dalle richieste dell’autorità. |
| Analisi organizzative e statistiche interne Migliorare processi, servizi, qualità e andamento commerciale, utilizzando ove possibile dati aggregati o anonimizzati. |
Legittimo interesse del Titolare al miglioramento dell’attività (art. 6.1.f GDPR), previa verifica del bilanciamento degli interessi. | Per il tempo necessario all’analisi; i dati resi effettivamente anonimi non sono più dati personali. |
| Marketing diretto Inviare promozioni, novità e proposte commerciali tramite e-mail, SMS, WhatsApp, telefono o altri canali. |
Consenso libero e specifico (art. 6.1.a GDPR e art. 130 del Codice Privacy), revocabile in ogni momento. Per e-mail relative a prodotti o servizi analoghi già acquistati può applicarsi il cosiddetto “soft spam” nei limiti di legge, salvo opposizione. | Fino alla revoca/opposizione e comunque per un periodo sottoposto a verifica periodica, di regola non superiore a 24 mesi dall’ultima interazione utile, salvo rinnovo del consenso. |
| Pubblicazione di immagini personali Utilizzare fotografie o riprese in cui l’interessato sia riconoscibile su sito, social o materiali promozionali. |
Consenso e distinta liberatoria, ove richiesta (art. 6.1.a GDPR e artt. 96-97 Legge 633/1941). | Fino alla revoca, fatti salvi gli utilizzi già leciti e la ragionevole rimozione dai canali controllati dal Titolare. |
I termini indicati possono essere sospesi o prolungati quando necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto, adempiere a un ordine dell’autorità o gestire un incidente. Alla scadenza, i dati sono cancellati o anonimizzati.
6. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori, o comunque indispensabili alla richiesta, al contratto o a un obbligo di legge, è necessario. Il mancato conferimento può impedire di rispondere, formulare un’offerta, valutare una permuta, richiedere un finanziamento o concludere ed eseguire il contratto.
Il conferimento per marketing e pubblicazione di immagini personali è facoltativo e il rifiuto non pregiudica l’acquisto o gli altri servizi richiesti. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
7. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici da personale autorizzato e istruito, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.
8. Destinatari e soggetti che trattano i dati
Nei limiti pertinenti alle finalità indicate, i dati possono essere comunicati a:
- personale, collaboratori, agenti e consulenti autorizzati;
- fornitori di sito, hosting, CRM/gestionale automotive, posta elettronica, cloud, sicurezza informatica, firma elettronica, comunicazioni e assistenza tecnica, che operano di regola quali responsabili del trattamento;
- case automobilistiche, importatori, fornitori, officine, carrozzerie, trasportatori, società di garanzia, noleggio, deposito e gestione della mobilità;
- agenzie di pratiche automobilistiche, Motorizzazione Civile, PRA/ACI, enti fiscali e altre pubbliche amministrazioni;
- banche, prestatori di servizi di pagamento, società finanziarie e di leasing, assicurazioni, intermediari e sistemi di informazione creditizia, secondo le rispettive informative;
- commercialisti, revisori, consulenti del lavoro, avvocati, società di recupero crediti o veicoli e altri professionisti;
- autorità giudiziarie, di polizia o amministrative quando previsto dalla legge o necessario per la tutela di diritti.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare. I dati non sono diffusi, salvo pubblicazione espressamente autorizzata o obbligo di legge.
9. Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori tecnologici o destinatari possono trattare dati in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto del Capo V GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, del Data Privacy Framework UE-USA per i soggetti aderenti, di clausole contrattuali standard e, quando necessario, di misure supplementari o di un’altra garanzia prevista dalla legge.
Informazioni sulle garanzie applicabili o una copia delle stesse possono essere richieste al Titolare, nei limiti previsti dalla normativa.
10. Decisioni automatizzate e valutazione del credito
Gigli Cars non adotta, per proprio conto, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato.
Quando viene richiesto un finanziamento, un leasing o un servizio assicurativo, il relativo soggetto può svolgere valutazioni automatizzate, consultare sistemi di informazione creditizia o decidere autonomamente se accogliere la richiesta. Tali trattamenti sono descritti nell’informativa fornita da quel soggetto, che opera quale autonomo titolare.
12. Minori
I servizi di vendita, permuta e finanziamento non sono rivolti ai minori. Se un minore utilizza funzioni online basate sul consenso nell’ambito di servizi della società dell’informazione, si applicano i requisiti di età e autorizzazione previsti dalla normativa italiana. Se ritieni che siano stati trasmessi dati di un minore senza titolo, contatta il Titolare.
13. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dagli articoli 15-22 GDPR, l’interessato può chiedere:
- conferma che sia o meno in corso un trattamento e accesso ai dati;
- rettifica o integrazione dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione dei dati;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati forniti, quando applicabile;
- opposizione, per motivi connessi alla situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
- opposizione in qualsiasi momento al marketing diretto, compresa l’eventuale profilazione collegata;
- revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca;
- di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato nei casi previsti dall’articolo 22 GDPR.
La richiesta può essere inviata a direzione@giglicars.com o alla PEC giglicars@pec.it. Per proteggere i dati, il Titolare può chiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.
L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente, ferma la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria.
14. Aggiornamenti dell’informativa
Il Titolare può aggiornare questa informativa per modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione in vigore è pubblicata su questa pagina con la relativa data di aggiornamento. In caso di modifiche rilevanti saranno utilizzati, quando opportuno, ulteriori canali di comunicazione.